作業が膨大で時間の捻出が大変な介護業務の負担を少しでも減らしたいと思いませんか。近年は介護施設でも、業務を効率化するためにICT化が進められており、そのひとつがインカムの導入です。
しかし、インカムの導入には費用がかかります。そのため、費用対効果はどれくらいか、気になる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、介護施設にインカムを導入するメリットとデメリットを紹介します。導入を成功させるためのポイントも解説していますので参考にしてください。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問合せください。
介護施設においてインカム導入がもたらすメリットとは？
インカム導入は、介護施設でも役立つアイテムです。インカムを導入することで、業務効率を上げるだけでなく、内容が多岐にわたる介護業務の負担を軽減できます。
迅速かつ効率的なコミュニケーションが可能
スタッフへの共有は、インカムによって迅速な伝達が可能です。介護現場では、スタッフ個人対個人のコミュニケーションよりも、スタッフ全員に伝達事項などを共有したいケースが多々あります。
コミュニケーションツールとしてPHSを使用している現場も多いですが、PHSは一人ずつ個別に連絡を入れなければいけません。そのため、スタッフ数が多い現場の場合、全員に周知されるまでに時間を要します。
しかし、インカムは複数人が同時に受信できるため、ひとりからの発信をインカム所有者が同時に聞き取ることが可能です。よって、共有事項をひとりずつ伝える必要がなくなります。
このように、インカムを導入することで効率的なコミュニケーションが可能となります。ほかの作業に充てる時間を捻出できるため、介護の質を高めることにもつながります。
業務の効率化と無駄の削減
介護現場では、不特定多数のスタッフに呼びかけたいケースも多く、助けが必要な場合や部屋の使用状況などを確認したい場合に、直接スタッフを呼びに行ったり状況を確認しに行ったりしなければなりません。
インカムで情報を発信することで、スタッフ全体に呼びかけられるため、自分が動かなくても呼びかけによって手の空いているスタッフが駆けつけられます。
また、部屋を使用しているスタッフが使用終了後に事後アナウンスする、近くのスタッフが状況確認して結果を報告するなどインカムで連携をとると、無駄に足を運ぶ必要もありません。
このように、インカムがあると移動範囲を減らせるため、ほかの作業をしながら次の作業が確認できる、スタッフを探し回る必要もないなど、スタッフの負担を軽減できます。
新人教育やトレーニングの強化
新人教育でも、インカムは役に立ちます。忙しい介護施設の現場では、新人を常にそばでサポートするのが困難なシチュエーションも想定できます。先輩が近くにいないといった状況は、新人スタッフの心理的負担を大きくします。
こうした環境であっても、インカムがあればすぐに指導者が指示できます。また、いつでも新人スタッフがほかのスタッフとつながれることで安心感が生まれ、離職率の低下が期待できます。
インカムはほかのスタッフ同士の会話も聞けるため、インカムを通して業務全体の流れも習得でき、新人スタッフの教育ツールにもなります。
ハンズフリーな操作で作業効率を向上
インカムやトランシーバーは業務を妨げないところが魅力です。施設によってはトランシーバー本体のみを使用しているところもありますが、本体から発信する場合、口元にかまえて喋る必要があるため発信時は作業の手を止めなければなりません。
しかし、ヘッドフォンやマイクを接続していると、ボタンひとつ押すだけで、作業している手を止めることなく発信できます。常に手を動かしている介護施設現場では、非常に便利なツールです。
介護施設におけるインカム導入に潜むデメリット
仕事の作業効率化が期待できる便利なインカムですが、介護施設で使用するには、以下のようなデメリットもあります。
導入費用の負担
インカムを導入するにあたって、導入費用がデメリットとして挙げられます。トランシーバー型のインカムの場合、本体の費用は一台あたり5,000円〜60,000円程度かかります。導入台数にもよりますが稼働スタッフ全員に持たせるとなると、決して安くはありません。
また、インカムの寿命は機種や使用頻度によっても異なりますが、業務用無線機であれば約7年と言われています。よって、インカムの使用を始めると、7年に1度ほど買い換えなければならないため、コンスタントに本体費用が必要です。
維持管理費用の高さ
インカムが簡易業務用無線機なら5年毎に免許登録手数料、IP無線機なら通信料がかかるなど、本体以外の費用も必要です。
また、故障すると修理費用がかかります。このように、インカムの導入は、導入費用以外にも維持管理費用も考慮しておくことが重要です。
衛生面の問題
数台のインカムを共有して使用する場合、イヤホンやマイクを毎回使用後に消毒していても、スタッフによっては共有することに抵抗感があることもあります。
衛生面に配慮するのであれば、付属品はひとりにひとつ配布するのがおすすめです。費用はかかってしまいますが、インカムの利便性を考えると必要経費として妥当です。
充電の必要性
インカムは定期的に充電が必要です。とくに24時間体制の介護施設の現場では、こまめに充電しなければなりません。状況によっては充電が追いつかないため、替えの本体やバッテリーを購入しておくことも必要となります。
また、充電する頻度が多いとバッテリーの劣化が早まるため、再購入を必要とする時期も早まります。そのほか、充電するための保管場所の確保が必要など、充電のために環境を整えることも必要です。
業務の妨げとなる可能性
基本的に、介護施設ではイヤホンマイクをジャックに挿して使うため、コードが作業の妨げになることがあります。
コードが服の裾に引っかかったり、身の回りのものに絡まったりするだけでなく、利用者の体や車椅子などに引っかかると事故につながる可能性もあります。そのため、毎回制服の下にコードを通すなどの対策が必要です。
また、長時間イヤホンを装着していると耳が痛くなるといった不快感によって負担がかかることも考えられます。
※イヤホンの装着による耳の痛みにお悩みの方は、下記のコラムもご参照下さい。
▶インカムを使用して耳が痛い方へ！痛くなる原因と対処法を解説コミュニケーションエラーのリスク
インカムは機種によっては、壁など電波を遮るものがあると、会話が聞き取りづらくなります。そのため、異なる階同士やいくつも部屋が離れた場所での会話がクリアに届かず、誤って解釈してしまうことで引き起こされるトラブルも想定できます。
また、スタッフ数が多い施設では、全員がインカムを持てないこともあるため、スタッフによって情報量が異なり、コミュニケーションエラーの発生も考えられます。
インカムが稼働スタッフ全員に配布できない場合は、情報伝達をする際のルールを作るなどの対策が必要です。
介護施設でインカム導入を成功させるためのポイント
介護施設でのインカム導入を成功させるには、以下のポイントを押さえて、インカムのメリットを活かして使用しましょう。
インカムの導入はゴールではない
インカムの導入は、介護業務を効率化させるための手段であって、ゴールではありません。使用環境や状況によって活用方法はさまざまです。
導入すればすべてが円滑になるというわけではないため、導入をゴールとしてしまうと課題ができても改善できず、インカムを最大限に活かせません。
そのため、インカム導入後は導入によって得られた効果や問題箇所を明確にし、改善と運用を繰り返すことが大切です。繰り返すことによって施設にとって有効な使い方が確立でき、マニュアル化できます。
インカム導入の優先順位を明確化する
インカム導入によって改善したい点の優先順位を明確にしましょう。インカム導入を検討する目的は、施設によってさまざまです。
導入する目的によっては、一度にすべてを改善させることが困難な場合もあります。しかし、予算や手間の関係上無理に計画を実行すると、問題点が改善されずに現場のスタッフの混乱を招いてしまいます。その結果、インカム導入自体が失敗に終わることも少なくありません。
インカムを導入する場合は目的の優先順位をつけ、まずは早急に改善が必要な箇所から取り入れることが重要です。
インカム導入後も持続的な改善と適応を行う
インカム導入に一定の効果が得られたとしても、適宜改善に取り組むことで、さらなる効果も期待できます。
万が一、導入したインカムが現場に定着しなかった場合、使用用途に合わせた機種選びができていない可能性もあるため、新たに購入を検討する必要もあります。
小規模な建物内で使用するなら特定小電力トランシーバーが適しています。特定小電力トランシーバーは資格や免許、登録申請などが不要です。
小型タイプのため持ち運びやすく、制服のポケットにも十分おさまります。女性でも持ち運びしやすいほど重量は軽いため、施設内を動き回っても邪魔になりにくいタイプです。
また、購入価格もリーズナブルで維持費もほとんど必要ありません。さらにバッテリーの消費が少ないため、ほかのタイプよりも充電の負担を減らせます。ただし、通信可能距離の最大は500mほどであり、障害物に弱いところを理解しておきましょう。
屋外での作業や大型の介護施設での使用など、広範囲で使用する可能性がある場合、簡易業務用無線機がおすすめです。簡易業務用無線機なら、最大5kmの通信範囲をカバーでき、屋外でも使用できます。
しかし、特定小電力トランシーバーよりもサイズが大きく、業務中に持ち物が多い場合、負担となる可能性があります。また、利用に資格は必要ありませんが免許か登録申請が必要となり、さらに５年ごとの更新が必要です。
介護施設でのインカム導入に利用できる補助金制度
インカムを導入するには高額な費用がかかりますが、補助金制度を利用すれば、導入費用を抑えられます。インカム導入費用が対象となる「ICT導入支援事業」の詳細を紹介します。
ICT導入支援事業とは
ICT導入支援事業とは、厚生労働省が2019年から実施している補助金制度です。この事業を利用すると、介護業務をICT化するために必要なツールの購入に対して、一部補助金が支給されます。
2024年度の厚生労働省の予算案では「介護テクノロジー導入支援事業」として、発展的な見直しのために、拡充された内容が公表されました。
補助金の対象
ICT導入支援事業の補助金対象となるICT機器は以下の通りです。
インカム
Wi-Fi機器
タブレット端末
介護ソフト
クラウドサービス
業務効率化に必要なバックオフィスソフト
このように、介護業務で使用する機器だけでなく、ソフトウェアも対象になります。また、介護ロボットやICTリテラシー習得に必要な経費も対象です。
補助率は50〜75％程度で、都道府県の裁量により決定されます。また、職員数1～10人は100万円、11〜20人は160万円、21〜30人は200万円といったように、職員数によって上限が設定されています。該当する自治体ではどの程度の補助が受けられるか、事前に確認する必要があります。
補助条件と要件
必須の要件は「介護ロボットのパッケージ導入モデル、ガイドライン等を参考に、課題を抽出し、生産性向上に資する取り組みの計画を提出すること」となっています。さらに、補助要件も各自治体によってそれぞれ定められています。
ケアプラン連携標準仕様に対応していること
記録・情報共有・請求の各業務が転記不要であること
入退院時情報標準仕様、看護情報標準仕様を実装しているもの
財務諸表のCSV出力機能を有するもの
上記は一例です。導入前に該当する自治体への確認が必要です。
申請方法と期限
申請方法や期限も各自治体で異なります。多くは、都道府県のホームページからICT導入支援事業のページに進むと要項を確認でき、交付申請書の入手が可能です。
期限も同じくホームページで確認できますが、自治体によっては期限より前に募集が終了していることがあるため注意が必要です。
まとめ
介護施設へのインカムの導入によって、円滑にコミュニケーションが取れるうえ、業務の無駄を削減できるため、結果として介護の質を高めることにつながります。
離れたスタッフとのコミュニケーションにPHSなどを利用していた施設や、スタッフを探すために施設内を走り回る必要のあった施設にとって、インカム導入はさまざまなメリットがあります。
また、小型のインカムであれば業務の邪魔にならずにハンズフリーで通信できるため、作業効率もアップします。
新人教育に力を入れている施設では、現場に不慣れなスタッフにインカムで指示を出せるため安心して業務をこなせ、スタッフの定着率を高める効果も期待できます。
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