イベント案内文の書き方とは？お客様を惹きつける例文をご紹介！

展示会や発表会などのイベントを開催するとき、どんな案内文を書けば、お客様の興味を惹きつけ、成功につなげられるのでしょうか。

企業にとって案内文とは「イベントへの参加促進」だけでなく「企業のブランドイメージの向上や浸透」などにも影響するものであり、よりお客様にわかりやすく効果的な文面やデザインでなければなりません。

この記事では、イベントを成功させるための効果的な案内文の書き方や、例文をご紹介します。お客様とのコミュニケーションを強化したい方や、効果的な例文を活用し効率化を図りたい企業担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

また、イベント運営では、トランシーバーや無線機が多くの場面で活躍します。これらのツールを活用しながら、スムーズなイベント運営を目指しましょう。

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イベントの案内文でお客様を惹きつける例文

イベントの案内文とは、イベントの開催内容や参加方法をお客様へお伝えするものです。企業が送付する場合は、最低限のビジネスマナーを押さえた案内文にする必要があります。

また、企業のブランドイメージや魅力を効果的に伝えつつ、参加意欲を促進させるものでなければなりません。

まずは、案内文を紙で書く場合とメールで送る場合、それぞれの例文をご紹介します。

例文1：紙に案内文を書く場合

招待状など、紙で案内文を書く場合には、時候の挨拶文なども盛り込み、以下のような例文を活用し、作成していきましょう。

例文2：メールに案内文を書く場合

メールで案内文を書く場合には、時候の挨拶文を入れる必要はありません。よって、紙よりも簡単に作成することが可能です。

以下に、メールでの案内文の例文をご紹介します。

こちらの記事では、イベントの司会進行の例文などを紹介しています。成功させるポイントも取り上げているため、ぜひあわせてご覧ください。

成功するイベント案内文の基本構成

ビジネスシーンにおけるイベントの案内文には、ある程度のマナーに則った、基本的な構成があります。以下に、構成順に沿って解説します。

宛名

まずは、イベントの案内をする対象者を、宛名として書きましょう。個人に対して案内を送る場合には「会社名＋◯◯様」とし、複数人に対して宛てる場合には「社員各位」「関係者各位」「◯◯課各位」などを使用するようにしましょう。

差出人（主催者）

次に、誰がイベントを主催しているのか、差出人を書きます。氏名だけでなく、会社名や所属を必ず明記しましょう。会社名が明記していないと、誰からの案内文なのかがわからず、見落とされてしまう可能性もあります。

発信日

案内文には、発信日を記載する必要があります。ビジネスシーンにおいて、手元に届くまでに時間を要する場合、どの時点の情報なのかを明確にする必要があります。

発信日は、年月日で表記し、和暦で書くのが一般的とされています。

また、ビジネス文書では、発信日と一緒に文書番号を記載する場合もあります。不要なことも多いため、発行の可否は確認する必要があります。

タイトル

どんなイベントなのか、一目でわかるタイトルをつけましょう。また「新製品発表会開催のお知らせ」や「懇親会のご案内」など、短く簡潔に書くことも大切です。

前文

前文とは、タイトルのあとに書く挨拶文のことです。「拝啓」からはじまり、時候の挨拶や日頃の感謝やお礼などを綴りましょう。

この前文は、外部企業の方宛の文書の際に必要なもののため、社内文書では省略します。

主文

主文は、相手にここからが本題であることを示す「さて」や「ところで」「つきましては」などの起語からはじめ、本文に入ります。イベントの目的や、参加することで得られるメリットなど、参加動機につながる情報がきちんと伝わるように、簡潔に書きましょう。

相手にわかりやすい文章にするためには、長文になっていないか、敬語の使い方が適切か、誤字脱字がないかなど、客観的な視点で文章を見直すことが大切です。

末文

末文には、相手の状況に配慮しつつも、再度参加のお願いを行い、返信が必要な場合は返信期日などを記載します。

結びの挨拶

結びの挨拶としては、今回の案内文の要件をまとめつつ、季節や時期など相手への配慮も入れ、挨拶文で締めましょう。

結語

結語は、前文で記載した「拝啓」などの頭語と合わせて使用する必要があります。「拝啓」を使用した場合、結語には「敬具」や「敬白」「拝具」などを合わせるとよいでしょう。

イベントの開催日時・会場名・アクセス方法

本文のあとには、開催日時や会場名、アクセス方法を箇条書きで記載しましょう。交通アクセス方法が複雑だったり、複数あったりする場合には、別紙でまとめるなど工夫しましょう。

参加条件や申し込み方法

申し込み方法、また参加するために必要な条件がある場合は、忘れず記載しましょう。申し込み方法は、QRコードやさまざまな方法があります。できるだけ相手に申し込みの手間をかけないよう、方法の説明文書などの同封や添付も検討しましょう。

参加費用

参加費用が必要な場合は、支払い方法や期日なども含めて記載しましょう。

特記事項

その他、イベント参加に際して、参加者に事前に準備してもらうものや、当日必要な持ち物がある場合などは、特記事項に記載します。

問い合わせ先

本文の最後には、必ず参加者や参加検討中の方から質問や返信がくることを想定し、問い合わせ先を明記します。 問い合わせ対応時間などがあればあわせて記載しましょう。

効果的なイベント案内文の書き方

より効果的にイベント集客を行うためには、案内文の基本構成を理解しつつ、以下のポイントに注意して書くことが大切です。

対象者やイベントの開催目的を明確にする

まずは、イベントの対象者や開催目的を明確に表記するようにしましょう。

たとえば「◯◯向け、営業スキルを向上したいビジネスパーソンを対象としたセミナーです」など、具体的に伝わる言葉を選びましょう。そうすることで、相手に「対象＝自分」だと感じてもらえます。

開催日時・場所・参加費をわかりやすく提示する

開催日時・場所・参加費は、案内文に必ず明記する必要があります。できるだけ、わかりやすく記載することを心がけましょう。アクセス方法などを一緒につけ加えることで、相手はイベント当日の移動方法なども想像できます。

また、参加費用の有無や金額は、参加可否につながる大切なポイントのひとつです。参加費が必要となる場合は、参加費用が消費税込みの金額かどうかも確認のうえ、支払い方法もあわせて正確な情報を記載しましょう。

当日のタイムスケジュールを示す

さまざまなコンテンツが複数開催されるイベントでは、開催日時だけでなく、可能な限り詳細に当日のタイムスケジュールを案内文に明記しましょう。

多忙なビジネスパーソンにおいて、イベントの開始から終了まで参加できない方も多いです。当日のタイムスケジュールを明記することで、参加促進につながる可能性もあるでしょう。

ただし、途中参加や退出ができないイベントの場合には、あらかじめ特記事項に明記しておく必要があります。

イベントに参加するメリットを伝える

イベントへの参加を促進するためには、参加することで得られるメリットを伝えることが非常に大切です。

過剰な表現は控える必要がありますが「スキルが身につけられる」「人脈が作れる」「新製品を一足先に試せる」など、イベントの趣旨や目的に応じて、相手がメリットを感じられる言葉を選択しましょう。

具体的な申し込み方法を明記する

参加するために申し込みが必要な場合には、申し込み方法をわかりやすく正確に明記しましょう。

また、申し込み方法は、できるだけ簡単で手間のかからないものを選択しましょう。スムーズに申し込みができると相手が感じることも、参加促進につながるポイントのひとつです。

文面をターゲットに合わせて変更する

案内文を作成するときには、相手に合わせて文面を変えることも大切なポイントです。相手の抱える問題点や課題は多岐にわたるでしょう。そうしたニーズに合わせて文面を調整することで、参加促進につながります。

イベントを成功させるには、効果的な案内文の作成だけでなく、当日の運営をスムーズに進めるためにトランシーバーなどのアイテムを準備することも大切です。

こちらの記事では、トランシーバーを活用するメリットを解説しています。イベント運営のマニュアルの記載項目やスムーズに進めるために大切なポイントについても解説しているため、ぜひご覧ください。

イベントをスムーズに進めるための成功ポイント

イベントを成功させるためには、集客だけでなく、各段階をしっかりと準備することが重要です。以下のポイントも押さえることで、さらにスムーズなイベント運営につながります。

運営マニュアルを作成する

イベント当日のスムーズな運営のために、運営マニュアルを作成しましょう。運営マニュアルには、イベントのタイムテーブルや組織図、連絡系統、スタッフの配置・動き、配布・備品リスト、注意事項や緊急時への対応方法などを盛り込みます。

それにより、スタッフ全員が全体の流れを理解できるため、トラブルが発生しづらく、万一発生しても迅速な対応が可能となります。

段取りのよいスケジュール作成する

イベント進行表だけでなく、参加者やゲスト、スタッフの動きも含めたタイムスケジュールを作成することも、イベントの成功には、大切なポイントです。

このタイムスケジュールをスタッフ全員で共有すれば、スタッフはイベントの準備〜撤収までの流れを理解できるため、当日戸惑うことがなく、段取りよく運営を行えます。

参加者が移動しやすい動線を確保する

イベント参加者が、スムーズに移動しやすい動線や休憩場所などを確保しておくことも、重要なポイントです。参加者の動線が確保できておらず、思うようにイベントを楽しめないことほど、参加者の不満につながるものはありません。

とくに大人数が参加するイベントでは、人の流れをあらかじめ把握し、混雑が予想される箇所にはスタッフの配置を工夫するなど、事前の対応を行いましょう。

無線機を活用して情報共有をスムーズにする

イベント運営には、スタッフ間のスムーズな情報共有が非常に大切です。とくに、トラブル発生時などは、迅速な対応が求められます。よって、イベントではトランシーバーやインカムなどの無線機を積極的に活用しましょう。

トランシーバーやインカムを選ぶ際、購入かレンタルか、必要な通信距離はどのくらいかなど、何から選んだら良いか分からない場合、下記のリンクの「イベントにおすすめの無線機」をご覧ください。

またはお問い合わせからご相談いただければ、イベント内容やお客様のお悩みに合わせて、適切な無線機をご紹介いたします。

「イベントにおすすめの無線機」の紹介はこちら

まとめ

イベントを成功させるためには、ビジネスシーンにおける基本的なマナーを守りつつ、参加者に寄り添った文章や申し込み方法を検討し、案内文を作成することが大切です。こうした工夫が、イベント成功へのカギとなるでしょう。

さらにお客様にご満足いただくためには、当日のスムーズな運営が重要です。スタッフ間で速やかに連携を取るための強力なアイテムとしては、インカムやトランシーバーが挙げられます。

イベント運営で、インカムなどの無線機の活用を検討されている企業様は、ぜひジャパンエニックスにご相談ください。私たちは、これまでの販売実績や経験から、お客様のご要望に合わせて適切な無線機をご提案します。

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